ЦАиС

Политика по обеспечению конфиденциальности

Настоящая политика разработана в целях обеспечения конфиденциальности информации, полученной при проведении работ по оценке соответствия ООО «Центр аудита и сертификации» (далее – орган по сертификации).

Процедуры органа по сертификации направлены на сохранение доверия клиентов, чтобы коммерчески важные и другие виды конфиденциальной информации, полученные от клиентов или от других источников, не стали доступны посторонним лицам.

Конфиденциальной считается вся информация, кроме информации, которую заказчик делает публично доступной, или по согласованию между органом по сертификации и заказчиком (например, в целях реагирования на жалобы). Информация о заказчике, полученная не от заказчика, а из других источников (например, от подателя жалобы или контролирующих органов), рассматривается как конфиденциальная.

Орган по сертификации в своей деятельности по оценке соответствия принимает следующие меры по защите конфиденциальности информации:

• орган по сертификации несёт юридическую ответственность за управление всей информацией, полученной или созданной в процессе осуществления деятельности по оценке соответствия;
• орган по сертификации заранее информирует заказчика об информации, которую он намерен разместить в свободном доступе;
• орган по сертификации включает в договор с заказчиком требования в части использования конфиденциальной информации;
• орган по сертификации уведомляет заказчика или иное заинтересованное лицо о раскрытой информации, если в соответствии с законодательством или договорными отношениями орган по сертификации должен раскрыть конфиденциальную информацию (в случае если это не запрещено законодательством);
• штатный и привлекаемый персонал, включая членов комитетов, должен соблюдать конфиденциальность всей информации, полученной или созданной во время осуществления деятельности по оценке соответствия, за исключением случаев, предусмотренных законодательством;
• орган по сертификации знакомит штатный и привлекаемый персонал и комитеты с Политикой по обеспечению конфиденциальности;
• штатный и привлекаемый персонал, включая членов комитетов, подписывают Соглашение по обеспечению конфиденциальности информации с органом по сертификации, где они соглашаются поддерживать полную конфиденциальность в отношении всей документации, интервью, бесед и любой информации, связанной с оценкой соответствия и /или заказчиком.

Принципы конфиденциальности не применяются к информации, которая уже публична и/или для которой необходимо, чтобы она была в открытом доступе в соответствии с правилами схемы сертификации, законодательства или договоров.

Политика по обеспечению беспристрастности

Настоящая политика разработана в целях обеспечения беспристрастности при проведении оценки соответствия ООО «Центр аудита и сертификации» (далее – орган по сертификации). Орган по сертификации осознает важность беспристрастности при осуществлении деятельности по оценке соответствия, управляет конфликтами интересов и гарантирует объективность деятельности по оценке соответствия.

Беспристрастность подразумевает отсутствие или разрешение конфликтов интересов, позволяющее исключить неблагоприятное влияние на деятельность органа по сертификации (включает в себя объективность, честность, независимость, справедливость, открытость, отсутствие конфликтов интересов, предвзятости или предубеждения).

В целях обеспечения беспристрастности орган по сертификации:

• объективно и непредвзято выполняет действия по оценке соответствия;
• принимает решения, основываясь на объективных свидетельствах соответствия (несоответствия), полученных в процессе оценки соответствия;
• исключает влияние других сторон или лиц на решения органа по сертификации;
• не допускает коммерческого, финансового или иного давления, ставящего беспристрастность под угрозу;
• избегает предвзятости, которая может возникать вследствие личной выгоды, самопроверки, заступничества, чрезмерной фамильярности, устрашения, соперничества;
• регулярно идентифицирует, анализирует, оценивает и документирует риски для беспристрастности, возникающие в результате своей деятельности и взаимоотношений персонала, устраняет и/или минимизирует идентифицированные риски;
• не предлагает и не проводит оценку соответствия, если взаимоотношения становятся недопустимой угрозой для обеспечения беспристрастности;
• не предлагает и не предоставляет консалтинговые услуги своим заказчикам;
• не сертифицирует какой-либо другой орган по сертификации в отношении его деятельности по сертификации систем менеджмента;
• не проводит и не предлагает внутренние аудиты своим сертифицированным заказчикам;
• не привлекает к оценке соответствия персонал, который оказывал консалтинговые услуги объекту оценки соответствия, в течение двух лет после завершения консультаций;
• не представляет организации, оказывающие консалтинговые услуги (не даѐт понять, что сертификация будет проще, легче, быстрее или дешевле, если прибегнуть к услугам конкретной консалтинговой организации);
• принимает меры, направленные против любых угроз его беспристрастности, возникающих вследствие действий других лиц, органов или организаций, о которых ему стало известно;
• организует и обеспечивает функционирование Комитета по беспристрастности;
• требует от штатного и привлекаемого персонала информировать о любой известной ему ситуации, которая может вовлечь его или орган по сертификации в конфликт интересов;
• обеспечивает доступность услуг для всех заявителей, деятельность которых находится в области компетенции органа по сертификации, и оказывает услуги не зависимо от размера организации заказчика и ее значимости (политики и процедуры органа по сертификации и управление ими не носят дискриминационный характер);
• знакомит штатный и привлекаемый персонал и комитеты с Политикой по обеспечению беспристрастности.

Процедура рассмотрения жалоб и апелляций

                         

1.    Настоящая процедура разработана в целях регламентации порядка получения, оценки и принятия решений по жалобам и апелляциям, которые относятся к работам по оценке соответствия и клиентам ООО «Центр аудита и сертификации» (далее – орган по сертификации).

2.    Апелляция – это просьба лица, предоставляющего объект инспекции, в орган инспекции о пересмотре этим органом вынесенного им решения в отношении данного объекта.

2.Жалоба (претензия) в отличие от апелляции выражение неудовлетворенности деятельностью органа инспекции со стороны какого-либо лица или какой-либо организации с ожиданием ответа.

3.    Орган по сертификации несет ответственность за все решения, принятые на всех уровнях, задействованных в процессе рассмотрения жалоб и апелляций.

4.    Заявителем может быть любое лицо, участвующее в процессе сертификации или заинтересованное в результатах сертификации, проводимой органом по сертификации.

5.    Орган по сертификации ведет учет всех жалоб и апелляций и действий по их разрешению в Журнале регистрации жалоб и апелляций (Форма Журнала регистрации жалоб и апелляций в Приложении I). Записи в отношении поступивших жалоб и апелляций, решения, принятые в ходе их рассмотрения, хранятся в течение не менее чем 5 лет.

6.    Все жалобы и апелляции, представленные в орган по сертификации, регистрируются и рассматриваются в кратчайшие сроки. Анонимные жалобы и апелляции, поступившие в орган по сертификации, не рассматриваются, но они могут быть использованы для информации, в том числе в ходе проведения следующего аудита клиента.

7.    При получении жалобы или апелляции, орган по сертификации удостоверяется, что жалоба или апелляция касается сертификационных процессов, за которые орган по сертификации несет ответственность. Если при рассмотрении поступившей жалобы или апелляции устанавливается, что жалоба или апелляция относятся к сертификации и что орган по сертификации отвечает за указанный процесс, орган по сертификации принимает заявление и запускает дальнейшие процессы согласно настоящей процедуре.

8.    К процессу рассмотрения жалоб и апелляций привлекаются только лица, которые ранее не имели отношения к предмету жалобы и апелляции, в том числе, не участвовали в оценке соответствия и не принимали решения по сертификации подателя жалобы/апелляции.

9.    При реализации процедуры рассмотрения жалоб и апелляций весь персонал руководствуется Политикой по обеспечению конфиденциальности.

10.  Стороны, участвующие в жалобе или апелляции, могут возразить против участия любого лица, вовлеченного в процесс рассмотрения жалобы или апелляции, если такое участие будет нарушать принцип недопустимости конфликта интересов, которым должны руководствоваться при вынесении решений. Свои возражения стороны могут выразить в форме письменного ходатайства, адресованного в орган по сертификации.

11.  Рассмотрение жалоб

11.1.      Директор органа по сертификации в течение 5 рабочих дней после получения жалобы в письменном виде регистрирует ее в Журнале регистрации жалоб и апелляций и уведомляет заявителя о принятии жалобы в письменном виде по контактным данным, указанным в жалобе.

11.2.      Директор органа по сертификации назначает ответственное лицо или группу ответственных лиц за рассмотрение жалобы, которые не имеют конфликта интересов.

11.3.      Ответственное лицо или группа лиц информируют заявителя о ходе оценки жалобы, исследуют доводы, свидетельства и определяют все предлагаемые действия в ответ на жалобу в течение 90 дней с момента получения жалобы.

11.4.      После принятия решения по жалобе данное решение с его обоснованием в течение 5 рабочих дней после того, как орган по сертификации завершит рассмотрение жалобы, доводится до заявителя.

11.5.      Жалоба может быть принята полностью, частично или отменена. При полном или частичном отказе в удовлетворении жалобы в письменном ответе органа по сертификации указывается обоснование отказа со ссылками на свидетельства, обосновывающие отказ.

11.6.      Процесс рассмотрения жалобы регистрируется ответственным лицом в Журнале регистрации жалоб и апелляций, включая информацию о процессе рассмотрения и решения.

11.7.      В случае, если заявитель не согласен с решением органа по сертификации или предпринятыми корректирующими действиями, то он вправе подать апелляцию для оспаривания решения по жалобе.

11.8.      Орган по сертификации совместно с участвующими/затронутыми сторонами определяет, следует ли информацию о жалобе и её разрешении, и в каком объеме делать публично доступной.

12.  Рассмотрение апелляций

12.1.      Апелляция должна быть подана в течение 30 дней с даты вынесения соответствующего решения, являющегося причиной подачи апелляции или с даты, когда такое событие стало или должно было стать известным заинтересованной стороне

12.2.      Директор органа по сертификации в течение 5 рабочих дней после получения апелляции в письменном виде регистрирует ее в Журнале регистрации жалоб и апелляций, уведомляет заявителя о получении апелляции и формирует состав Комитета по апелляциям и организует передачу всех необходимых материалов для рассмотрения апелляции в Комитет по апелляциям.

12.3.      Комитет по апелляциям является самостоятельным, независимым в принятии решений органом, который назначен для выполнения функций урегулирования спорных и конфликтных вопросов в процессе осуществления сертификационной деятельности органа по сертификации. Информация о составе Комитета по апелляциям может быть предоставлена по запросу.

12.4.      Комитет по апелляциям рассматривает апелляцию в течение 90 дней после ее получения и информирует заявителя о ходе рассмотрения апелляции. Заседание Комитета по апелляциям может проходить как в форме личной встречи, так и в удаленном формате с использованием средств связи.

12.5.      По результатам рассмотрения апелляции, Комитет по апелляциям выносит свое решение, которое отражается в протоколе заседания.

12.6.      Решение по апелляции заносится директором органа по сертификации в Журнал регистрации жалоб и апелляций.

12.7.      После принятия решения по апелляции данное решение в течение 5 рабочих дней доводится до заявителя.

13.  При необходимости по результатам рассмотрения жалоб и апелляций орган по сертификации принимает соответствующие коррекции и корректирующие действия.

14.  Настоящая процедура является обязательной для исполнения штатным и привлекаемым персоналом органа по сертификации, принимающим участие в процессе рассмотрения жалоб и апелляций.

15.  Общую ответственность за выполнение данной процедуры несет директор органа по сертификации.